Presupuestos
Factura de obra: diferencias con el presupuesto y cómo emitirla correctamente
El presupuesto y la factura son dos documentos distintos que cumplen funciones distintas. Confundirlos o no emitir la factura correctamente es uno de los errores más frecuentes…
El presupuesto y la factura son dos documentos distintos que cumplen funciones distintas. Confundirlos o no emitir la factura correctamente es uno de los errores más frecuentes entre autónomos de la construcción, y puede tener consecuencias fiscales serias.
Esta guía explica exactamente qué diferencia a ambos documentos, cómo emitir una factura de obra sin errores y qué hacer con la factura de anticipo.
Presupuesto vs. factura: qué es cada uno
El presupuesto es una oferta económica. Indica qué trabajo vas a hacer y a qué precio, pero no genera ninguna obligación fiscal por sí mismo. No lo declaras en Hacienda. Es simplemente un acuerdo previo.
La factura es el documento fiscal que acredita que el servicio ya se ha prestado (o que se ha cobrado un anticipo). Genera una obligación tributaria: debes declararla en tu IVA trimestral y en tu IRPF.
La confusión más común: algunos autónomos entregan el presupuesto firmado como si fuera contrato y luego no emiten factura hasta el cobro. Eso está mal en dos sentidos. Primero, la factura debe emitirse cuando nace el devengo del IVA (cuando se presta el servicio o cuando se cobra el anticipo, lo que ocurra antes). Segundo, trabajar sin factura emitida deja al profesional sin protección legal si el cliente no paga.
Qué debe tener una factura de obra: los requisitos legales
El Real Decreto 1619/2012 establece los elementos obligatorios de toda factura en España:
- Número de factura (correlativo, sin saltos).
- Fecha de expedición.
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF/CIF, dirección.
- Datos del receptor: nombre o razón social, NIF/CIF, dirección (especialmente en facturas B2B).
- Descripción de los servicios prestados: no vale "trabajos varios". Debe ser suficientemente descriptiva.
- Base imponible (importe sin IVA).
- Tipo de IVA aplicado y cuota de IVA.
- Importe total (base + IVA).
Si en la factura hay retención de IRPF (en el caso de autónomos que facturan a empresas), también debe constar el porcentaje y el importe retenido.
El IVA en obras: qué tipo corresponde
Este punto genera mucha confusión. Los tipos aplicables en obras en España son:
21%: tipo general, aplica en la mayoría de obras nuevas y reformas en locales comerciales u obras que no sean rehabilitación de vivienda habitual.
10%: aplica en obras de rehabilitación de vivienda (cuando se cumplen los requisitos del art. 91 LIVA), que básicamente son:
- El destinatario es una persona física que usa la vivienda como habitual.
- La vivienda tiene más de dos años de antigüedad.
- Los materiales no superan el 40% del coste total de la obra.
Si te equivocas de tipo: si aplicas un IVA menor del que corresponde, Hacienda puede reclamarte la diferencia a ti, no al cliente. No vale decir "el cliente me lo pidió".
La diferencia entre el 10% y el 21% en una reforma de 20.000€ es de 2.200€. Merece la pena verificar el tipo correcto.
La factura de anticipo: cómo funciona
Cuando cobras un anticipo antes de terminar la obra, debes emitir una factura de anticipo en el momento del cobro. Esta factura:
- Tiene su propio número correlativo.
- Lleva IVA al mismo tipo que la obra.
- Es una factura completa, no un recibo.
Cuando emites la factura final al terminar la obra:
- El importe total es el acordado en el presupuesto.
- Deduces los anticipos ya facturados.
- Solo cobras y facturas la diferencia restante.
Ejemplo práctico:
- Presupuesto: 10.000€ + IVA (10%) = 11.000€
- Factura de anticipo (30%): base 3.000€ + IVA 300€ = 3.300€
- Factura final: base 7.000€ + IVA 700€ = 7.700€ (con nota "a descontar anticipo factura nº X")
Facturas de obra por fases o certificaciones
En obras medianas y grandes es habitual facturar por fases o certificaciones de avance. Cada certificación es una factura independiente que refleja el trabajo ejecutado hasta ese momento.
La ventaja: flujo de caja más estable. El cliente paga conforme avanza la obra, no todo al final.
La clave para que funcione: definir previamente qué hitos activan cada certificación y documentar el avance (fotos, partes de obra, actas).
Plazo para emitir la factura
La normativa española (art. 11 del Reglamento de Facturación) establece:
- Operaciones a particulares: la factura debe emitirse en el momento de realizar la operación o, si se trata de entregas sucesivas, al final del período de liquidación.
- Operaciones entre empresas/profesionales: plazo máximo de un mes desde el momento del devengo.
En obras a particulares, lo más práctico es emitir la factura el mismo día que terminas la fase o cuando el cliente realiza el pago.
La factura rectificativa
Si cometiste un error en una factura ya emitida (precio incorrecto, datos del cliente mal, tipo de IVA erróneo), no puedes simplemente corregir el documento. Debes emitir una factura rectificativa (antes llamada "abono") que anule la original y una nueva factura correcta.
Guardar el registro de ambas es obligatorio.
Cuánto tiempo debes conservar las facturas
Las facturas deben conservarse durante 4 años (el plazo de prescripción fiscal) según la Ley General Tributaria. En la práctica, muchos asesores recomiendan conservarlas más tiempo porque pueden ser necesarias en procedimientos civiles (donde el plazo puede ser mayor).
Cómo emitir facturas de obra con Presupix
En Presupix, la factura se genera directamente desde el presupuesto aceptado. No tienes que reintroducir datos: el sistema toma la descripción de los trabajos, los importes y los datos del cliente del presupuesto original.
Puedes emitir la factura de anticipo al cobrar el primer pago, generar facturas por fases y crear la factura final que descuenta automáticamente los anticipos ya cobrados. Todo queda en el historial del proyecto con fechas y números correlativos.
La factura de obra no es un trámite burocrático — es tu protección legal y fiscal. Emitirla correctamente desde el principio te evita problemas con Hacienda y te da herramientas sólidas si necesitas reclamar un impago.