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GAEB-X83-Datei öffnen und ein Leistungsverzeichnis bearbeiten

Eine Ausschreibung kommt als X83-Datei: Was die Datei enthält, wie Sie Positionen, OZ, Einheiten und Mengen prüfen und warum ein offener Preis etwas anderes ist als 0 €.

Öffentliche und viele gewerbliche Auftraggeber verschicken Ausschreibungen nicht als PDF, sondern als GAEB-Datei. Mit Word oder Excel lässt sich so eine Datei nicht sinnvoll öffnen: Man braucht eine Software, die das Leistungsverzeichnis mit seiner Gliederung, den Ordnungszahlen und Mengen versteht. Dieser Artikel erklärt, was in einer X83-Datei steckt und wie Sie sie sauber übernehmen.

Was eine X83-Datei ist

GAEB ist der Standard für den Datenaustausch im deutschen Bauwesen. Die Dateiendung zeigt die Austauschphase. Die X83 ist die Angebotsaufforderung: Der Auftraggeber schickt das Leistungsverzeichnis ohne Preise an Firmen, die ein Angebot abgeben sollen.

Im klassischen Ablauf trägt der Bieter seine Preise in das Leistungsverzeichnis ein und gibt es als X84 zurück. Ob der Auftraggeber eine X84-Datei verlangt oder ein schriftliches Angebot genügt, steht in den Ausschreibungsunterlagen.

Was Sie nach dem Öffnen prüfen sollten

• Ordnungszahlen (OZ): Stimmt die Gliederung in Lose, Titel und Positionen?
• Einheiten: m², m³, m, Stück, Std — passt jede Einheit zur Leistung?
• Mengen: Sind alle Mengen vorhanden? Fehlende Mengen sind offen, nicht null.
• Langtexte: Beschreiben sie die Leistung vollständig, inklusive Nebenleistungen?
• Ähnliche Positionen: Sie sind nicht automatisch Duplikate. Getrennte OZ bleiben getrennte Positionen.

Offener Preis ist nicht 0 €

Eine X83 enthält bewusst keine Preise. Wer die Datei importiert, darf daraus keine 0-€-Positionen machen: Eine Position ohne Preis ist noch nicht kalkuliert, eine Position mit 0 € wäre eine kostenlose Leistung. Dieser Unterschied ist entscheidend, sobald Summen gebildet oder Angebote verglichen werden.

X83 in Presupix importieren

In Presupix übernehmen Sie eine X83-Datei in die Detailkalkulation. Die Funktion ist als Beta gekennzeichnet; so sieht der Ablauf aus:

• Öffnen Sie eine neue, leere Detailkalkulation und wählen Sie „X83 importieren · Beta“.
• Wählen Sie die X83-Datei. Sie wird zuerst lokal geprüft, ohne Upload.
• Prüfen Sie die Hinweise: offene Preise, fehlende Mengen, abgeflachte Gliederung, ähnliche Bezeichnungen.
• Bestätigen Sie mit „Neues Block500 übernehmen“. Es öffnet sich ein neues, bearbeitbares, noch ungespeichertes Dokument.
• Speichern Sie das Dokument regulär und tragen Sie anschließend Ihre Preise ein.

Was unterstützt wird — und was nicht

Importiert werden X83-Dateien im Format GAEB DA XML 3.3 (Stand 2021-05) in UTF-8, bis 2 MiB, 10.000 Quellabschnitte, 3.000 Positionen und Gliederungen sowie 32 Ebenen. Nicht unterstützt sind der Import von X82- oder X84-Dateien und die Aktualisierung bereits vorhandener Dokumente.

Für die Weitergabe bietet die Detailkalkulation „GAEB exportieren“ für eine gespeicherte Revision: ein Leistungsverzeichnis ohne Preise als X83 und einen Kostenanschlag mit Preisen als X82 — Letzteren nur, wenn jede aktive Preisposition einen bestätigten Nettopreis hat. Eine X84-Angebotsabgabe wird derzeit nicht erzeugt, und Presupix verschickt kein Angebot automatisch. Prüfen Sie deshalb, in welcher Form der Auftraggeber Ihr Angebot erwartet.

Vom Leistungsverzeichnis zur Kalkulation

Nach dem Import kalkulieren Sie die Positionen wie gewohnt: Material, Lohn und Zuschläge je Position, mit Ihren eigenen Einheitspreisen. Wie Sie dabei Mengen sauber ermitteln, zeigt der Artikel zum Aufmaß nach VOB; die Grundlagen der Kalkulation erklärt der Überblick zur Baukalkulation im Handwerk.

• Aufmaß erstellen nach VOB
• Baukalkulation im Handwerk erklärt