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XRechnung erstellen im Handwerk: vom Angebot zur XML-Rechnung

Was eine XRechnung von einer PDF-Rechnung unterscheidet, welche Angaben dafür nötig sind und wie Handwerksbetriebe aus einer bestehenden Rechnung eine XML-Datei erstellen — mit klaren Grenzen.

Immer mehr Auftraggeber bitten um eine E-Rechnung statt einer PDF-Datei. Für viele Handwerksbetriebe heißt das: Die Rechnung selbst ändert sich kaum, aber sie muss zusätzlich als strukturierte XML-Datei vorliegen. Dieser Artikel erklärt, was dahintersteckt, welche Angaben nötig sind und wie der Weg von der Rechnung zur XRechnung in der Praxis aussieht.

PDF oder XRechnung: der eigentliche Unterschied

Ein PDF ist ein Bild der Rechnung: gut lesbar für Menschen, aber für eine Software nur schwer auszuwerten. Eine XRechnung ist dagegen eine XML-Datei, in der jede Angabe — Rechnungsnummer, Positionen, Steuer, Bankverbindung — in einem festgelegten Feld steht. Die Buchhaltung des Empfängers kann sie automatisch einlesen. Eine einfache PDF-Datei gilt deshalb nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen Regeln.

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Er beruht auf der europäischen Norm EN 16931 und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt. Daneben gibt es ZUGFeRD, ein PDF mit eingebetteten XML-Daten.

Ab wann E-Rechnungen im B2B Pflicht sind

Bei der E-Rechnungspflicht geht es um Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Dabei sind zwei Pflichten zu unterscheiden: das Empfangen und das Ausstellen.

Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die B2B-Pflicht.

Öffentliche Auftraggeber sind ein eigener Fall: Für Rechnungen an Behörden gelten deren eigene Vorgaben, häufig XRechnung mit einer Leitweg-ID. Maßgeblich ist, was der jeweilige Auftraggeber verlangt.

Die verbindlichen Details und weitere Sonderfälle stehen in den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung (Link unten). Für Ihren konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Welche Angaben eine XRechnung braucht

Vieles kennen Sie aus den Pflichtangaben einer normalen Rechnung. Eine XRechnung verlangt aber einige Angaben vollständiger oder strukturierter:

• Vollständige Anschriften von Ihnen und Ihrem Kunden
• Ihre Kontaktdaten, etwa eine E-Mail-Adresse
• Eine Käuferreferenz: Für den Export in Presupix ist sie Pflicht. Klären Sie sie mit Ihrem Empfänger
• Positionen mit Menge, Einheit und Nettopreis
• Steuersatz oder Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
• Leistungsdatum, Fälligkeit und Bankverbindung mit IBAN

Die Käuferreferenz ist für diesen Export immer erforderlich und wird nicht automatisch ausgefüllt. Welcher Wert hineingehört, stimmen Sie mit Ihrem Empfänger ab. Eine Leitweg-ID tragen Sie ein, wenn der Empfänger sie verlangt — bei öffentlichen Auftraggebern ist das häufig der Fall.

Vom Angebot zur XML-Rechnung in Presupix

In Presupix entsteht die XRechnung aus einer bestehenden deutschen Rechnung. Positionen, Mengen und Preise müssen Sie nicht erneut eingeben:

• Vom Angebot zur Rechnung: Beginnen Sie mit „Neues Angebot“, erfassen Sie Kunde, Positionen und Steuer und wählen Sie danach „Schlussrechnung erstellen“ — ohne Abschläge. Eine bestehende Rechnung öffnen Sie direkt.
• Angaben prüfen: Presupix zeigt, welche Angaben für die XRechnung noch fehlen. Sie tragen sie selbst ein; es werden keine Werte erfunden.
• XML herunterladen: über „Weitere Aktionen → XRechnung herunterladen“. Die Datei wird erst auf Ihren Klick erzeugt.
• Weitergeben: Sie senden die XML-Datei selbst an Ihren Empfänger. Das PDF bleibt zum Lesen und Prüfen verfügbar.

Was unterstützt wird — und was nicht

Die Funktion erzeugt eine XRechnung im Format UBL 2.1 nach XRechnung 3.0. Unterstützt werden Rechnungen in Euro zwischen Verkäufer und Käufer in Deutschland: eine einmalige Rechnung (Typ 380) oder eine Schlussrechnung für Bauleistungen (Typ 877) ohne frühere Abschläge, mit bestätigten 19 % Umsatzsteuer oder mit Kleinunternehmerregelung, Zahlung per Banküberweisung.

Der Download bestätigt weder die steuerliche Richtigkeit noch die Annahme durch den Empfänger. Prüfen Sie die Datei bei Bedarf mit einem Validator, und klären Sie steuerliche Fragen mit Ihrer Steuerberatung.

Typische Fehler bei der ersten XRechnung

• Die PDF-Rechnung als E-Rechnung verschicken
• Anschrift oder Kontaktdaten unvollständig lassen
• Die vom Empfänger verlangte Referenz vergessen
• Bruttopreise eintragen, wo Nettopreise erwartet werden
• Die XML-Datei nicht aufbewahren, weil das PDF ja vorhanden ist

Wenn Sie die Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung grundsätzlich auffrischen möchten, hilft der Überblick zu den Pflichtangaben auf der Rechnung. Für Teilzahlungen erklärt der Artikel zu Abschlags- und Schlussrechnung die Unterschiede.

• Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
• Pflichtangaben auf der Handwerkerrechnung
• Abschlagsrechnung und Schlussrechnung
• XRechnung in Presupix: Beispiel und Grenzen